Dauguma verslininkų apie savo buhalteriją galvoja tik du kartus per metus: kai reikia pateikti metinę ataskaitą ir kai VMI atsiunčia laišką. Visą likusį laiką buhalterija egzistuoja kažkur fone — kažkas kažką suveda, kažkur kažkas sutvarkoma, ir kol niekas neskambina su problemomis, atrodo, kad viskas gerai.
Bet „nėra problemų” ir „veikia gerai” yra du visiškai skirtingi dalykai. Buhalterija, kuri tik netrukdo, yra kaip automobilis, kuris tik užsiveda — formaliai veikia, bet nei saugus, nei efektyvus, nei veda ten, kur reikia.
Ženklas pirmas: nežinote savo realaus pelno
Tai dažniausia situacija ir rimčiausias signalas. Verslininkas mato pinigus sąskaitoje, mato apyvartą, bet negali tiksliai pasakyti, kiek iš to yra pelno po visų mokesčių ir išlaidų. „Maždaug žinau” — tai ne žinojimas. Tai spėjimas.
Profesionali apskaita turėtų kiekvieną mėnesį pateikti aiškią pelno ir nuostolių ataskaitą, iš kurios verslininkas per tris minutes mato: kiek uždirbta, kiek išleista, kiek liko. Jei to negaunate — jūsų buhalterija atlieka tik formalią funkciją, bet nepadeda valdyti verslo.
Ženklas antras: informaciją gaunate per vėlai
Mokesčių deklaracijos pateikiamos paskutinę dieną. Ataskaitos ateina mėnesio pabaigoje, kai jau nieko nebepakeisi. Klausiate apie konkretų skaičių — atsakymo reikia laukti kelias dienas.
Laiku gauta finansinė informacija yra valdymo įrankis. Pavėluota informacija yra tik istorijos konstatavimas. Jei verslininkas sužino, kad praėjęs mėnuo buvo nuostolingas, tik po šešių savaičių — jis prarado šešias savaites, per kurias galėjo reaguoti: sumažinti išlaidas, pakeisti kainodarą, sustabdyti neefektyvią reklamą.
Šiuolaikinė buhalterinė apskaita veikia realiu laiku — duomenys atnaujinami nuolat, ataskaitos prieinamos bet kuriuo momentu, o verslininkas gali priimti sprendimus remdamasis dabartine situacija, ne praėjusio mėnesio nuotrauka.
Ženklas trečias: bijote VMI laiško
Jei kiekvienas pranešimas iš Valstybinės mokesčių inspekcijos sukelia širdies dūrį — tai reiškia, kad nepasitikite savo apskaitos kokybe. Ir dažniausiai ne be pagrindo.
Verslininkas, kurio buhalterija tvarkinga, VMI laiško nebijo — nes žino, kad viskas pateikta teisingai ir laiku. Tai ne drąsa, o pasitikėjimas sistema. Jei to pasitikėjimo nėra — reiškia, kažkur viduje jaučiate, kad gali būti klaidų, nepateiktų dokumentų ar neteisingai apskaičiuotų mokesčių.
Baimė VMI yra ne charakterio bruožas — tai apskaitos kokybės indikatorius.
Ženklas ketvirtas: neturite vienos vietos, kur viskas yra
Sąskaitos faktūros — el. pašte. Banko išrašai — banko sistemoje. Darbo sutartys — stalčiuje. Mokesčių deklaracijos — buhalterio kompiuteryje. Kasos aparato duomenys — dar kažkur. Jei norite susidaryti pilną vaizdą — reikia atidarinėti penkias sistemas ir prašyti buhalterio atsiųsti failą.
Ši fragmentacija nėra tik nepatogumas — tai rizika. Kai dokumentai išsibarstę, atsiranda tikimybė kažką prarasti, pamiršti arba dubliuoti. Per mokestinį patikrinimą tai virsta realia problema, nes VMI tikisi, kad verslininkas gali pateikti bet kurį dokumentą per protingą laiką.
Šiuolaikinė apskaitos sistema viską laiko vienoje vietoje: sąskaitas, sutartis, deklaracijas, ataskaitas, banko operacijas. Verslininkas bet kuriuo metu gali rasti bet kurį dokumentą per kelias sekundes — iš kompiuterio arba telefono. Tai ne prabanga, o higiena, kaip tvarkinga buhalterinė kartoteka buvo ir prieš trisdešimt metų — tik dabar ji skaitmeninė.
Ženklas penktas: jūsų buhalteris negali atsakyti „o kas bus, jei…”
Gera apskaita nėra tik praeities fiksavimas — ji padeda planuoti ateitį. Jei verslininkas klausia: „Kas bus, jei pasamdysiu dar vieną darbuotoją? Kiek kainuos? Kaip pasikeis mokesčiai?” — ir buhalteris negali atsakyti per protingą laiką, tai reiškia, kad apskaita yra reaktyvi, o ne proaktyvi.
Profesionalus buhalteris arba apskaitos tarnyba turėtų gebėti modeliuoti scenarijus: ką reiškia PVM mokėtojo statusas, kiek kainuoja naujas darbuotojas su visais mokesčiais, ar verta investuoti į įrangą šiais metais ar kitais dėl nusidėvėjimo. Tai ne konsultacija — tai apskaitos dalis, kuri tiesiogiai padeda verslui augti protingiau.
Kodėl šie ženklai dažniausiai ignoruojami
Priežastis paprasta: kol verslas veikia ir pinigai juda — atrodo, kad viskas gerai. Žmogus pripranta prie nepatogumų ir nebemato jų kaip problemų. „Visada taip buvo” — tai frazė, kuri padeda toleruoti prastą apskaitą metų metus.
Kitas faktorius — kainos baimė. Daugelis mano, kad geresnė apskaita reiškia daug brangesnę apskaitą. Iš tiesų kainų skirtumas tarp prastos ir geros buhalterijos dažnai yra kelios dešimtys eurų per mėnesį — suma, kuri pasislepia vienoje klaidingoje mokesčių deklaracijoje.
Ką daryti, jei atpažinote save
Nebūtina iš karto viską keisti. Pradėkite nuo vieno žingsnio — paprašykite savo dabartinio buhalterio pelno ir nuostolių ataskaitos už praėjusį ketvirtį. Jei gaunate ją per dieną, aiškią ir suprantamą — gal viskas ne taip blogai. Jei negaunate, arba gaunate po savaitės, arba ji nesuprantama — tai jau atsakymas.
Gera buhalterija neturėtų kelti streso. Ji turėtų kelti pasitikėjimą. Ir jei šiandien jaučiate pirmąjį, o ne antrąjį — verta pasvarstyti, ar tai tikrai geriausia, ką galite savo verslui padaryti.
