Restoranas gali būti pilnas kiekvieną vakarą ir vis tiek dirbti nuostolingai. Skamba absurdiškai, bet tai – kasdienybė maitinimo sektoriuje.
Problema retai būna maistas ar aptarnavimas. Problema dažniausiai – skaičiai, kurių niekas nemato, kol nebūna per vėlu.
Maitinimo verslo specifika: kodėl čia viskas sudėtingiau
Prekyba parduoda prekę ir gauna pinigus. Paslauga – suteikia paslaugą ir išrašo sąskaitą. Paprastos schemos.
Maitinimo verslas – kažkas tarp visko. Perkamos žaliavos, bet parduodamas produktas. Dalis žaliavų sugenda, dalis – nurašoma, dalis – suvartojama be pardavimo. Maržos skirtingos kiekvienam patiekalui. Darbuotojai dirba pamainomis, viršvalandžiais, savaitgaliais.
Ir visa tai turi atsispindėti apskaitoje. Tiksliai. Realiu laiku. Kitaip – skrendi aklai.
Vieno Vilniaus restorano savininkas prisipažino: „Pirmus dvejus metus dirbau pagal jausmą. Atrodė, kad einasi gerai – žmonių pilna, pinigai sukasi. Kai pagaliau pasamdžiau buhalterį ir susitvarkyiau apskaitą, pamačiau, kad trys patiekalai iš meniu dirba nuostolingai. Trys. Ir būtent juos užsakydavo dažniausiai.”
Kas nutinka, kai apskaita vėluoja
Maitinimo versle situacija keičiasi greitai. Šiandien produktų kainos vienos, rytoj – kitos. Šį savaitgalį – pilna salė, kitą – tuščia. Sezonai, renginiai, orai – viskas veikia apyvartas.
Jei apskaitos duomenis gauni kartą per mėnesį – reaguoji į praeitį, ne į dabartį. Tai lyg vairuoti žiūrint tik į galinio vaizdo veidrodėlį.
Realaus laiko skaičiai leidžia:
- Matyti, kurie patiekalai pelningi, kurie – ne
- Sekti maisto savikainą ir pastebėti, kai ji pradeda augti
- Kontroliuoti darbo kaštus pagal apyvartą
- Reaguoti į problemas, kol jos dar mažos
Problema ta, kad daugelis mažų ir vidutinių maitinimo įstaigų vis dar dirba su Excel lentelėmis arba su programa, kuri buvo sukurta ne joms.
Ko ieškoti renkantis apskaitos sistemą
Kiekvienas maitinimo verslas – unikalus. Bet yra keletas dalykų, kurie svarbūs visiems.
Pirma – integracija su kasos sistema. Jei apskaitos programa „nekalba” su kasa, duomenis reikės pervedinėti rankomis. O tai reiškia klaidas, vėlavimus ir papildomą darbą.
Antra – atsargų valdymas. Maistas turi galiojimo terminą. Sistema turi padėti sekti, kas sandėlyje, kas baigiasi, kas nurašoma.
Trečia – receptūrų ir savikainos skaičiavimas. Kiekvienas patiekalas turi savo receptą ir savo savikainą. Kai ingredientų kainos keičiasi – savikaina turi persiskaičiuoti automatiškai.
Ketvirta – darbo laiko apskaita. Pamainos, viršvalandžiai, šventinės dienos – viskas turi būti aišku ir teisinga.
Penkta – ataskaitų aiškumas. Duomenys turi virsti sprendimais. Jei ataskaita reikalauja buhalterinio išsilavinimo ją suprasti – ji nenaudinga vadovui.
Lietuviškos realijos
Didžiosios tarptautinės sistemos gali atrodyti patrauklios, bet jos dažnai nepritaikytos Lietuvos teisinei aplinkai. VMI reikalavimai, darbo kodekso niuansai, specifiniai ataskaitų formatai – visa tai turi veikti sklandžiai.
Būtent todėl vis daugiau maitinimo verslo savininkų renkasi vietinius sprendimus. Ne dėl patriotizmo – dėl praktiškumo.
Renkantis vertėtų pasidomėti, kokią buhalterinės apskaitos programą pasirinkti – ar ji pritaikyta būtent Lietuvos rinkai, ar turi patirties su maitinimo sektoriumi, ar siūlo techninę pagalbą lietuvių kalba.
Smulkmenos? Kol viskas veikia – taip. Kai kažkas sugenda penktadienio vakarą prieš pilną rezervaciją – tikrai ne.
Klaidos, kurios kainuoja
Per dešimtmetį dirbdami su maitinimo įstaigomis, buhalteriai mato pasikartojančius scenarijus.
Klaida numeris vienas – neatskirti pinigų srauto nuo pelno. Pinigai kortelių terminaluose, neapmokėtos sąskaitos tiekėjams, atidėti mokesčiai – visa tai sukuria iliuziją, kad pinigų yra. Kol ateina mokėjimo diena.
Klaida numeris du – ignoruoti maisto nuostolius. Tai, kas nebuvo parduota, bet buvo nupirkta – irgi kainuoja. Jei to nematai ataskaitose – nežinai tikrosios maržos.
Klaida numeris trys – pamiršti darbo kaštus. Maitinimo versle darbo užmokestis sudaro 25–35 procentų apyvartos. Jei ši proporcija išsibalansuoja – pelno nebus.
Klaida numeris keturi – neperskaičiuoti kainų. Ingredientai brangsta. Jei meniu kainos lieka tos pačios – marža tirpsta.
Požymiai, kad sistema nebeveikia
Kaip suprasti, kad dabartinė apskaitos tvarka nebetinka?
Jei kas mėnesį stebina sąskaitos – tai signalas. Verslininkas neturėtų nustebti savo finansiniais rezultatais.
Jei nežinai tikslios patiekalo savikainos – tai signalas. Kainodara negali būti spėliojimas.
Jei darbo užmokesčio skaičiavimas užima dieną – tai signalas. Sistema turėtų tai daryti per minutes.
Jei bijai mokestinio patikrinimo – tai signalas. Tvarkinga apskaita baimės neturėtų kelti.
Investicija, kuri atsiperka
Gera apskaitos sistema – ne išlaida. Tai įrankis, kuris padeda uždirbti daugiau ir prarasti mažiau.
Vienas kavinės savininkas skaičiavo: „Programa kainuoja kelis šimtus per metus. Bet per pirmus tris mėnesius radau, kur prarandame maždaug tiek pat – kiekvieną mėnesį. Matematika paprasta.”
Maitinimo verslas – sudėtingas. Bet skaičiai neturi būti paslaptis. Jie turi būti įrankis.
Tie, kurie savo skaičius mato aiškiai – priima geresnius sprendimus. O geresni sprendimai – tai skirtumas tarp verslo, kuris išgyvena, ir verslo, kuris klesti.
